Állományvédelem
Az állományvédelmi feladatok fókuszában a többszázezer dokumentumegységből, ezen belül több millió tervlapból álló tervtári gyűjtemény áll. A 24 500 iratfolyóméternyi gyűjtemény nagy része archív állomány, de jelentős szakmai értéket képviselnek a kurrens települési és területi tervek, valamint az Építési Geotechnikai Adattár. A tervtár főként pausz tervrajzokat, illetve papír alapú dokumentumokat őriz, melyek nagy része az 1950–1990 közötti időszakban készült, ennek megfelelően a több évtizedes – gyakran nem szakszerű – tárolás, raktározás nyomot hagyott a terveken.
Állományvédelmi munkánk során elsődleges célunk, hogy a felbecsülhetetlen értékű tervgyűjtemény továbbra is fennmaradjon analóg formátumban, állapota lehetővé tegye a kutatást, betekintést, digitalizálást. E célt a folyamatos állományellenőrzéssel, szükség esetén a fertőzött, sérült tervek kiemelésével és a napi szintű restaurátori, konzerválási tevékenységgel tudjuk elérni. Az állagmegóvási munkafolyamat legfőbb szempontja, hogy a kezelt dokumentum javítása, restaurálása során hitelessége ne sérüljön.
Állagmegóvási, restaurálási feladataink
- rossz állapotú, sérült, szakadt tervek kiemelése
- fertőzött, penészes tervek kiemelése, szigorú fizikai elkülönítése, deponálása, majd később a fertőtlenítés megszervezése
- szükség esetén megfelelő tárolóeszközök, csomagolás készítése a korábbi sérült/rossz állapotú/alkalmatlan helyett
- tisztítás, sérülések javítása
- korábban szakszerűtlenül felhelyezett cellux vagy egyéb ragasztóanyagok eltávolítása
- a dokumentumok számára megfelelő ragasztóanyaggal (Filmoplast) a szakadt tervek megragasztása
- fémkapcsok, műanyag eszközök eltávolítása a dokumentumokról
Tárolás – raktározás
A tervek formátumukat, csomagolásukat tekintve palliumban, mappában, nátronzsákban (néhány esetben nejlonzsákban), papírdudában, irattároló dobozban találhatóak. Ezt alapvetően a tervrajzok mérete, típusa, jellege határozza meg. Annak idején a Dokumentációs Központ ezeket a dokumentumokat a tervezővállalatoktól ezen formátumokban vette át, azaz az alapvető csomagolást, formátumot a korábbi tervezővállalatok alakították ki. Célunk, hogy megtaláljuk az adott gyűjtemény fizikai jellemzőjéhez legjobban illeszkedő tárolási módot és lehetőség szerint csökkentsük, megszüntessük a rossz gyakorlatokat (pl. nejlonzsák használata).
- pallium: a nagyalakú tervlapok gyűrődés-, hajtogatásmentes tárolását teszi lehetővé, valamint megfelelő mikroklíma alakul ki. Több tervlap együttes tárolására alkalmas, jellemzően egy pallium egy tervdokumentációt tartalmaz
- mappa: A4-es vagy A4-re hajtogatott formátumú tervdokumentumok tárolására alkalmas, jellemzően szalagos irományfedél típusú mappa
- nátronzsák: tekercsbe rendezett pausz-, illetve papírtervek tárolására alkalmas, a többrétegű papírból készült zsák megfelelő mikroklímát, szellőzést biztosít a dokumentumok számára
- papírduda: tekercsbe rendezett pausz-, illetve papírtervek gyűrődésmentes tárolására alkalmas, megfelelő mikroklímát biztosít a dokumentumok számára
- irattároló doboz: A4-es vagy A4-re hajtogatott, különálló vagy mappába rendezett dokumentumok tárolására alkalmas
A fenti formátumokban őrzött tervek a raktár területén salgópolcokon vagy fiókos tervtároló szekrényben kapnak helyet.
Digitalizálás
A Dokumentációs Központ a gyűjteményt ütemezetten digitalizálja, a digitális különgyűjteményeket karbantartja. Speciális szkennereink segítségével évente 20–30 ezer tervlap, valamint 4–5 ezer fotó kerül digitalizálásra.
Feldolgozás
A Dokumentációs Központba évente körülbelül 10 ezer tervdokumentum kerül feldolgozásra. A beérkező újabb és újabb tervállományokat kollégáink átnézik, majd a HUNTÉKA integrált dokumentumkezelő rendszer segítségével metaadatokkal látják el őket, hogy az Ügyfelek számára kereshetővé váljanak. A beazonosítási folyamat során a tervpecséten található információk, valamint a dokumentum tartalma egyaránt segíti őket, amely szükség szerint további információkutatással egészül ki.
Az integrált dokumentációkezelő rendszerben többek között az alábbi alapadatok kerülnek rögzítésre:
- a dokumentációt készítő személy vagy szervezet,
- a dokumentáció típusa,
- a dokumentáció címe,
- a település megnevezése, amelyre a dokumentáció vonatkozik,
- az érintett ingatlan(ok) helyrajzi száma,
- az érintett ingatlan(ok) címe.
Az információk katalógusba való integrálása után címkézésre kerülnek a dokumentumok, kapnak egy raktári jelzetet és egy egyedi azonosítót is. A folyamatosan feldolgozott anyagok azonnal elérhetővé és kereshetővé is válnak az Ügyfelek számára a katalógusban.